Ringkasan Jawaban :
Merujuk pada ketentuan di dalam UU KUP dan peraturan pelaksana-nya, saat ini tidak ada ketentuan yang mengatur tentang penyimpanan dokumen dalam bentuk scan maupun hasil printout scan. Adapun untuk mengantisipasi pembuktian dokumen di masa mendatang demi kepentingan perpajakan maupun kepentingan hukum lainnya, Perusahaan Bapak harus menyimpan dokumen asli berbentuk hardcopy di samping menyimpan hasil scan dokumen tersebut. Jika ternyata dokumen asli sudah hilang karena suatu hal, atas hasil printout scan dokumen tersebut Perusahaan Bapak harus dapat menunjukkan legalisasi dan berita acara. Lebih lanjut, peraturan perpajakan berdasarkan UU KUP maupun peraturan pelaksananya saat ini tidak mengatur ketentuan penyimpanan dokumen dengan tanda tangan dalam bentuk digital.
Pembahasan Lengkap :
Merujuk pada Pasal 28 ayat (11) UU KUP dan peraturan pelaksana, yaitu Pasal 10 ayat (1) PP No. 74/2011 dan Pasal 14 ayat (2) PMK No. 54/PMK.03/2021, saat ini tidak ada ketentuan yang mengatur tentang penyimpanan dokumen dalam bentuk scan maupun hasil printout scan.
Pasal 12 s.d. Pasal 15 UU No. 8/1997 serta penjelasannya tentang dokumen perusahaan mengatur hal-hal sbb.:
a. Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya. [Pasal 12 ayat (1)]
b. Yang dimaksud dengan:
- “mikrofilm” adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
- “media lainnya” adalah alat penyimpanan informasi bukan kertas dan memiliki tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan. [Penjelasan Pasal 12 ayat (1)]
c. Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam huruf (a), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional. [Pasal 12 ayat (3)]
d. Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang memiliki kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut. [Pasal 12 ayat (4)]
e. Penggunaan kata “wajib” dalam huruf (d) dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan/atau mengandung kepentingan hukum tertentu. [Penjelasan Pasal 12 ayat (4)]
f. Yang dimaksud dengan “masih mengandung kepentingan hukum tertentu” dalam huruf d adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan/atau kewajiban yang masih dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan. [Penjelasan Pasal 12 ayat (4)]
g. Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam huruf (a) wajib dilegalisasi. [Pasal 13]
h. Penggunaan kata “wajib” dalam huruf (g) dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah. [Penjelasan Pasal 13]
i. Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam huruf (g) dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. [Pasal 14 ayat (1)]
j. Berita acara sebagaimana dimaksud dalam huruf (i) sekurang-kurangnya memuat:
- Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi;
- Keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
- Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan. [Pasal 14 ayat (2)]
k. Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. [Pasal 15 ayat (1)]
l. Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya. [Pasal 15 ayat (2)]
m. Yang dimaksud dengan “dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu” dalam huruf (l) misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara. Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya. [Penjelasan Pasal 15 ayat (2)]
Dalam rangka guna mengantisipasi pembuktian dokumen di masa mendatang demi kepentingan perpajakan maupun kepentingan hukum lainnya, Perusahaan Bapak harus menyimpan dokumen asli berbentuk hardcopy di samping menyimpan hasil scan dokumen tersebut. Jika ternyata dokumen asli sudah hilang karena suatu hal, atas hasil printout scan dokumen tersebut Perusahaan Bapak harus dapat menunjukkan legalisasi dan berita acara berdasarkan ketentuan di dalam huruf (g) s.d. huruf (m) di atas. Namun demikian, tetap terdapat potensi bahwa dokumen printout scan tersebut tidak dapat diterima oleh pemeriksa jika dilakukan pemeriksaan oleh kantor pajak karena tidak diatur di dalam Pasal 28 ayat (11) UU KUP.
Lebih lanjut, peraturan perpajakan berdasarkan UU KUP maupun peraturan pelaksananya saat ini tidak mengatur ketentuan penyimpanan dokumen dengan tanda tangan dalam bentuk digital. Peraturan perpajakan berdasarkan Pasal 7 ayat (3) dan ayat (4) PMK No. 243/PMK.03/2014 hanya mengatur terkait penandatanganan Surat Pemberitahuan (SPT), yaitu penandatanganan SPT dapat dilakukan dengan cara tanda tangan biasa, tanda tangan stempel, atau tanda tangan elektronik/digital, serta tanda tangan tersebut mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Pasal 11 ayat (1) UU No. 11/2008 Konsolidasi (UU Informasi dan Transaksi Elektronik/ITE) mengatur terkait tanda tangan digital, yaitu tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut:
- Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan;
- Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan;
- Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
- Segala perubahan terhadap Informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
- Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya; dan
- Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi elektronik yang terkait.
Dengan demikian, tanda tangan basah tetap diperlukan jika dokumen tersebut digunakan untuk kepentingan perpajakan. Jika Perusahaan Bapak menerapkan tanda tangan digital, Perusahaan Bapak harus memperhatikan ketentuan sebagaimana diatur di dalam Pasal 11 ayat (1) UU No. 11/2008.
Sekian penjelasan kami untuk menjawab pertanyaan Bapak Baskoro perihal kewajiban menyimpan dokumen perpajakan.
